Mesyuarat merupakan komponen pengurusan dan kaedah utama dalam urusan tugasan seharian demi mencapai objektif sesebuah organisasi. Mesyuarat digunakan secara meluas dalam urusan pentadbiran negara, negeri, institusi seperti Kementerian, jabatan serta organisasi. Di peringkat negara, banyak mesyuarat diadakan dan dilaksanakan.
Antaranya seperti Mesyuarat Majlis Raja-Raja, Mesyuarat Jemaah Menteri yang diadakan pada setiap minggu, Mesyuarat Pasca Kabinet, Mesyuarat YAB Pendana Menteri dengan MenteriMenteri Besar/Ketua Menteri, Mesyuarat Perdana Menteri dengan Ketua-Ketua Jabatan Persekutuan, Mesyuarat Pengurusan peringkat Tertinggi KementerianKementerian danlain-lain mesyuarat. Di peringkat korporat misalnya, Mesyuarat Agong Tahunan [AGM] dan mesyuarat Ahli Lembaga Pengarah, diadakan bertujuan supaya tadbir urus syarikat berjalan dengan lancar, baik dan berkesan. Kepentingan mesyuarat dan sumbangannya dalam urusan pengurusan dan pentadbiran sesebuah negara dan kementerian serta korporat memang tidak boleh dinafikan.
Namun begitu, mengurus mesyurat bukanlah semudah yang disangka. Banyak perkara yang perlu diketahui dan dijadikan panduan supaya mesyuarat dapat dijalankan dengan berkesan. Sehubungan itu, mereka yang terlibat dengan pengurusan mesyuarat perlulah cekap, mahir dan berketrampilan dalam menjalankan tugas dan amanah yang diberikan. Banyak aspek yang perlu diketahui supaya pengurusan mesyuarat dalam berjalan dengan baik dan memberi impak yang dihasratkan.
Begitu jugalah dengan penulisan minit mesyuarat. Ramai petugas yang diberikan task mengambil minit mesyuarat dan keliru, pening kepala dan stress apabila berhadapan dengan tugasan tersebut. Seringkali minit mesyuarat yang disediakan lambat dan fakta-fakta serta butiran yang dicatatkan tidak tepat, lengkap dan menyeluruh. Oleh itu adalah wajar mereka yang bertanggungjawab dalam tugasan mengurus mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat diberi peluang untuk hadir dan menimba pengetahan serta kemahiran menulis dan menyediakan minit tanpa rasa stress.
Ahmad Dan bin Setafa berasal dari Pekan, Pahang berkelulusan Bachelor Komunikasi (Komunikasi Korporat) UPM dan Diploma Pentadbiran Awam, UiTM serta memperolehi persijilan dalam Safety and Health Officer (SHO) dan Certificate of Small Medium Industry Consultancy. Beliau juga telah ditauliahkan sebagai Konsultan Imej Bertauliah (Certified Professional Image Consultant (CPIC) dalam pembentukan imej dan personaliti diri.
Beliau menceburi bidang latihan selama 24 tahun dan kemahiran beliau adalah dalam bidang Protokol setelah terlibat secara langsung dalam pengurusan majlis rasmi Kerajaan ketika beliau bertugas di Jabatan Perdana Menteri, di Bahagian Kabinet dan Bahagian Istiadat. Kerapkali beliau terlibat sebagai Urusetia dalam penganjuran Majlis Rasmi Jabatan, Pegawai Lojistik dalam Mesyuarat-mesyuarat Antara Kerajaan Negeri dengan Kerajaan Persekutuan dan Mesyuarat Ketua Setiausaha-Ketua Setiausaha. Beliau juga terlibat sebagai Pegawai Protokol dan Penyambut tetamu dalam Majlis Rasmi Kerajaan peringkat Kebangsaan dan Antarabangsa sejak tahun 2004. Kini beliau bertugas sebagai Pegawai Penyelidik Protokol yang menyelidik dan memberi khidmat nasihat mengenai pelbagai aspek protokol di Malaysia dan antarabangsa.
Beliau juga berkemahiran dalam menyediakan teks ucapan aluan, teks ucapan perasmian, teks-teks ucapan pada buku cenderamata perasmian, buku program & buku atur cara.
Antara ‘Special Program’ yang pernah dikendalikan sebagai Urusetia ialah:
Dari aspek penulisan dalam bidang protokol pula, beliau juga berpengalaman menjadi pengarang dan terlibat dalam kerja-kerja penyuntingan dan penerbitan buku-buku:
Jika perlukan bantuan atau sebarang soalan. Boleh terus berhubung dengan pegawai khidmat pelanggan kami.
© BYOND Training Solution Sdn Bhd (1497877-V) Copyright 2024. All Rights Reserved.
87-3, Jalan Dwitasik 1, Dataran Dwitasik, Bandar Sri Permaisuri, 56000 Cheras, W.P. Kuala Lumpur
www.mysyarikat.academy